社会人になって、以下のような悩みをかかえたことはないですか？
- 横から作業が入ってきて、全然メインタスクが進まない
- 細かい作業がありすぎて、何から手をつけていいかわからない
- 日々伝えられる知識や参考情報が整理できておらず、すぐに忘れてしまう
私はめちゃくちゃあります。
開発業務と合わせて、顧客との商談対応やメール対応、テレアポや施策推進などを一人で行なっているので、マルチタスクが当たり前の状態です。
なんとか改善したくていろんな本を読みましたが、「マルチタスクは良くない」「優先度が低いタスクはいっそやらなくていい」等、実現性が低いアドバイスばかりでなかなか解決できず、、
そんな時に、具体的な解決方法も載っており、実現性も高い本を見つけたので、紹介します。
1. 本の紹介
本のタイトルにある「3時間増やす」は言い過ぎですが、整理術を紹介する本としてはかなり良本でした。頭の中だけではなく、タスクや情報の整理方法について触れられており、具体的なツール紹介もあります。
読みながらすぐに実践できる点がとても良かったです。
2. 抱えていた悩み
仕事の進め方の整理ができていないがずっと抱えていた悩みであり、毎日以下のような状況が続いていました。
- 横から入ってくる作業が多く、タスクがすぐ中断される
- タスクの数が多すぎて、優先順位を決めるだけでも時間がかかる
- 結果、本当に重要なタスクに時間を使えず、アウトプットの質が落ちる
さらに悩んでいたのは、情報の整理がうまくいかないという点です。
「調査した情報」「作業中のアイデア」「上司のアドバイス」など、残しておきたい情報は日々発生します。しかし、その度に「これ、どこに残しておけばいいんだろう？」と迷ってしまう。
Slackに残したりExcelに記録したりと、PC内で情報が散らばり情報が忘れ去られることもしばしばでした。
この状態を改善すべく、「頭の中を整理しながら、仕事も効率よく進められる方法」を探していた時に見つけたのが、今回紹介する本です。
3. 本を読んでの気づき
この本を読み、「整理」に対する考え方が大きく変わりました。
① 整理は「ツール」ではなく「ルール」で決まる
これまではメモ用のアプリやタスク管理ツールなど、有償無償に関わらず色々と試していました。が、どれも長続きはしませんでした。
そんな状態で本書を読み、気付いたのは整理はツールではなく「運用ルール」で決まるという点です。
例えば「どこにメモを書くのか」「タスクはどの粒度で登録するのか」「情報はどこに集約するのか」など、こうしたルールを決めないままツールを使っていたため、 結果として整理が続かなかったのだと気づきました。
② 整理は「時間を作る」より「雑念を減らす」効果がある
今までは「整理すれば仕事が効率化でき工数を短縮できる」と考えていました。しかし、本書の内容から整理の本当の効果は「頭の中の雑念を減らすこと」であると気づきました。
例えば作業中にメールが届くと「あのメールどう返信しよう」と、無意識的に考えてしまいます。つまり、メインタスクを進めながら頭の片隅で別のことを考えてしまうという状態。
この状態が続くと、
集中力がどんどん削られてしまいます。
実際に私もよく集中が切れていました。
整理された環境を作ることで「後で処理するタスク」「今やるべきタスク」を明確に分けることができ、 結果としてメインタスクに集中できると感じました。
③ 情報整理の鍵は「クラウド」
この本の内容でとても印象的だった点が、クラウドサービスの活用です。
今までは「メモ帳」「Excel」「アナログの手帳」など、様々な場所に情報を溜めていました。その結果、情報が一元管理されず必要な時に見つからない問題が発生していました。
この本では「情報は一箇所に集約し、いつでもアクセスできるようにする」点の重要性を強く説いています。その手段として、クラウドサービスの活用が挙げられていました。
正直あまりクラウドサービスの活用は考えていなかったですが、実際に試してみて、情報整理にはかなり相性が良いと感じています。
4. 読んだ後の効果
一番大きな効果としては、仕事の集中力が上がったことでした。
この本を読んだあと、 実際に仕事の進め方を少しずつ変えました。まず最初に取り組んだのは、 タスクと情報をクラウドで管理すること。本書の内容を参考に、「タスク管理の方法」「情報の保存場所」「運用ルール」を決めて整理しました。
すると、以前は「あのメールどう返信しよう」「あのタスクまだやってないな」と雑念が頭によく浮かんでいたのが、あまり気にならなくなりました。
つまるところ余計な雑念が減り、作業効率も上がったと感じています。
また細かいタスクも「今日はやらなくていい」と判断できるようになりました。「今日やること」「後で処理すること」を整理した結果、残業が減るメリットも感じています。
5. 読んだ方がいい人
- 追加作業が入ってきやすい人
- 細かい作業が多く、整理しきれていない人
- 色々なタスク管理ツールを使ったが、成果が出なかった人
上記3点は、本書を読む前の私に当てはまります。
以前の私と同じ悩みを抱えている人であれば、すぐに整理を始められて効果が実感できるはずです。
6. まとめ
今回読んだ『あなたの1日を3時間増やす整理術』は、 単なる「片付けの本」ではなく、仕事の進め方そのものを整理する考え方を学べる本です。
実際に本書の方法を参考にタスクや情報の整理を始めたことで、 これまで感じていた仕事中の雑念が減り、メインタスクに集中できるようになったと感じています。
「タスクが多すぎて仕事に追われている」「情報整理がうまくできていない」
そんな人には、一度読んでみてほしい一冊です。